¿Por qué hacemos lo que hacemos en el trabajo? (En progreso)

En 1994, unos meses después de terminar mis estudios, una excompañera de la escuela me invitó a trabajar con ella en un hotel/restaurante de la región. Me contrataron como auxiliar de control de costos e inventarios. Allí aprendí una lección que me ha servido hasta el día de hoy en todos los lugares en los que he trabajado.

Al llegar al trabajo, mi excompañera de escuela —ahora mi jefa— me asignó mi primera tarea: todas las mañanas, al llegar, debía ir a la cocina del restaurante y a la barra del bar para hacer un inventario de existencias de una lista específica de productos. Estas existencias variaban día a día con las ventas y las compras de los productos.

Cabe destacar que no se trataba de un inventario completo de todos los productos en la cocina y en la barra. Un restaurante y un bar manejan aproximadamente 1,200 productos, y el inventario que me encargaron cubriría solo alrededor de 120 productos.

Es importante mencionar que, en esos años, no era común que las pequeñas y medianas empresas usaran computadoras. Todas las actividades se realizaban con formatos en papel y a mano.

Así que ahí estaba yo, realizando dichos inventarios cada mañana, lo cual me tomaba unas tres horas diarias. Al finalizar, entregaba los formatos en papel a mi jefa, quien los colocaba en un folder, guardándolo en un archivero. Este proceso se repetía todos los días, hasta el final del mes, cuando ella sacaba el folder y lo colocaba, junto con otros documentos del mes, en una caja destinada a una bodega de archivo muerto. Y así, el ciclo comenzaba de nuevo al mes siguiente.

No pude evitar notar que, durante el mes o después de este, esas hojas no se utilizaban para nada. Al llegar el segundo mes de realizar esta tarea, me animé a preguntar: "¿Por qué hago este inventario? Es decir, me toma tres horas al día, y si no se hace nada con la información, tal vez podría aprovechar mejor ese tiempo en otras actividades."

Para mi sorpresa, mi jefa respondió: "Tienes razón. A partir de mañana, ya no lo hagas." Y asunto arreglado.

Todos felices y contentos, ¿verdad? Un final feliz... Pues no, en absoluto.

Dos semanas después de dejar de hacer el inventario, el gerente general nos llamó a los dos a su oficina. Sin rodeos, nos preguntó: "¿No han notado que parece que se están perdiendo cosas?" —una manera elegante de decir que estaban ocurriendo robos—. Mi jefa respondió: "¿Y cómo podríamos saber eso?"

Les juro que, en ese momento, el rostro del gerente cambió completamente, y nos dijo: "¿Acaso no están haciendo un inventario diario de los productos más caros para compararlos con las compras y las ventas, y así verificar que no se ha perdido nada?"

Fue en ese momento cuando llegó la iluminación, el momento "eureka", y uno dice: "¡Ah! ¡Para eso era necesario hacer un inventario diario!"

¿Qué había pasado?

Son las cosas que no sabes las que más daño te hacen. Les cuento esta historia desde el punto de vista en que la viví. Aquí está lo que realmente pasó:

Esos 120 productos a los que se les hacía inventario diario resultaron ser los más costosos. Controlando el 10% de los productos diariamente, se podía controlar que no hubiese pérdida del 80% del valor del inventario. Esa era la importancia de realizar ese inventario diario.

Resulta que mi jefa, antes de su promoción, había sido auxiliar de costos e inventarios. Ella misma solía hacer ese inventario diario para el contralor de costos anterior. Pero un día, el contralor renunció, y más de la mitad de las actividades que realizaba no se las enseñó a su auxiliar. Por defecto, la auxiliar fue promovida al puesto de su exjefe, pero sin saber exactamente qué hacía este.

Ella solo sabía que debía hacerse un inventario diario, pero desconocía el propósito o la razón. Simplemente era una actividad más en la lista de tareas de su trabajo. Por ende, ante la falta de información, le fue muy sencillo decidir que dejara de hacerse.

Obviamente, alguien se dio cuenta de que ya no se estaba haciendo el control del inventario, y las cosas empezaron a desaparecer.

El gerente, alguien de quien aprendí mucho sobre administración, tenía entre sus funciones autorizar las compras y supervisar las ventas. Con años de experiencia y buen ojo, notó que se estaban comprando más productos de los que se vendían. Así que, de inmediato, nos llamó para verificar que estuviéramos haciendo correctamente las actividades de control.

Sinceramente, no sé cómo no perdimos nuestro trabajo ese día. Tal vez el gerente general entendió que realmente había sido un error de novato tanto de mi jefa como mío.

Sobra decir que volví a hacer el inventario diario y, esta vez, llevamos a cabo el proceso completo para verificar que no se perdiera nada.

Comprender el "por que"

Esta experiencia me enseñó que es crucial comprender el "por qué" de cada tarea en el trabajo, no solo el "qué" o el "cómo". En este caso la actividad tenia como objetivo implementar un control para evitar el robo de productos en la cocina y la barra. A menudo, las tareas que parecen rutinarias o sin sentido tienen un propósito más profundo que se pierde cuando no se entiende su contexto o su objetivo final y cuando no se comunican adecuadamente a todos los colaboradores involucrados. La falta de comunicación y conocimiento puede llevar a decisiones erróneas que afecten gravemente a la organización. Aprender a preguntar y a buscar entender el propósito detrás de cada actividad es fundamental para asegurar que cada tarea contribuya al éxito y la eficiencia del negocio.

Usted se va a topar muchas veces con que se le requiere hacer ciertas actividades que parecen carentes de sentido. No voy a negar que muchas veces si se realizan muchas actividades que con el paso del tiempo dejan de tener sentido o ahora son obsoletas. Como la siguiente historia:

La historia de la hija, el pavo y la tradición familiar

Una joven recién casada estaba preparando su primer pavo para la cena de Navidad. Antes de meter el pavo al horno, cortó un trozo de un extremo. Su esposo, curioso, le preguntó por qué lo hacía. Ella respondió: "No estoy segura, pero mi madre siempre lo hacía así".

Intrigada, la joven decidió preguntarle a su madre por qué cortaba el trozo del pavo antes de cocinarlo. La madre le explicó: "No sé exactamente por qué, pero tu abuela siempre lo hacía así, y por eso yo también lo hago".

Decidida a descubrir la razón, la joven llamó a su abuela y le preguntó: "Abuela, ¿por qué cortabas un trozo del pavo antes de meterlo al horno?" La abuela, riéndose, respondió: "¡Oh, querida! Yo cortaba el pavo porque mi horno era muy pequeño, y no cabía de otra manera".

Esta historia muestra cómo algunas prácticas o hábitos se perpetúan sin cuestionarse, a menudo sin recordar la razón original que los motivó. A veces, lo que pudo haber tenido sentido en un contexto específico pierde su lógica con el tiempo, pero continúa haciéndose simplemente porque siempre se ha hecho así. Nos recuerda la importancia de cuestionar y entender el "por qué" de nuestras acciones, en lugar de seguirlas ciegamente por tradición o costumbre.

Sin embargo, es aun peor cuando a traves del tiempo no solo no sabemos porque las cosas son como son si no que ademas tratamos de evitar que otros hagan las cosas de forma diferente. He aquí la historia de los diez monos.

La historia de los diez monos, la escalera y el plátano

Nota: Esta historia es un mito popular y no representa un experimento real. Sin embargo, es una metáfora poderosa para reflexionar sobre cómo se desarrollan las normas y prácticas en grupos u organizaciones.

En un experimento, se coloca a diez monos en una habitación que contiene una escalera. En la parte superior de la escalera cuelga un racimo de plátanos. Naturalmente, uno de los monos sube la escalera para intentar alcanzar los plátanos.

Sin embargo, cada vez que un mono intenta subir, los científicos rocían a todos los monos con agua fría. Los monos por naturaleza e instinto tienen mucho miedo al agua. Después de varios intentos fallidos y de ser empapados repetidamente, los monos comienzan a asociar subir la escalera con el desagradable castigo del agua fría. Como resultado, empiezan a golpear al mono que intente subir, evitando así que alguien más lo intente y sean mojados.

Luego, los científicos reemplazan a uno de los monos por un nuevo mono que no sabe nada del agua fría. Tan pronto como el nuevo mono intenta subir la escalera para alcanzar los plátanos, los otros monos lo atacan. Después de varios intentos y ataques, el nuevo mono aprende a no subir la escalera, a pesar de que nunca ha sido rociado con agua fría.

Los científicos reemplazan gradualmente a cada uno de los monos originales con nuevos monos. Cada vez que un nuevo mono intenta subir la escalera, es atacado por los otros, y eventualmente aprende a no intentarlo. Finalmente, todos los monos originales que conocían el motivo del castigo han sido reemplazados, pero ninguno de los nuevos monos se atreve a subir la escalera, aunque ninguno de ellos haya sido rociado con agua fría.

Esta historia ilustra cómo los comportamientos y normas de grupo pueden perpetuarse incluso cuando el motivo original ha sido olvidado o ya no se aplica. Los individuos siguen ciertas reglas o prácticas simplemente porque "así siempre se ha hecho", sin cuestionar si aún tienen sentido o son necesarias ademas de tratar de evitar cualquier innovación y mejoras.

No es necesario reinventar la rueda: Soluciones probadas para problemas organizacionales

En el mundo organizacional, es común enfrentarse a problemas complejos que parecen requerir soluciones innovadoras y creativas. Sin embargo, a menudo olvidamos que muchas de estas dificultades ya han sido enfrentadas por otros antes, y que existen formas y métodos probados para resolverlos de manera efectiva. En lugar de reinventar la rueda, es mucho más eficiente aprender de las mejores prácticas y enfoques que han demostrado su valía con el tiempo.

Aprendiendo de las mejores prácticas

Los problemas organizacionales —como la mejora de la eficiencia, la gestión del cambio, la motivación del personal o la optimización de procesos— no son nuevos. De hecho, han sido el foco de estudios académicos, experimentos y experiencias empresariales durante décadas. Gracias a esto, hoy disponemos de un vasto repertorio de prácticas y metodologías que han sido validadas y perfeccionadas en diferentes contextos y organizaciones.

Por ejemplo, métodos como Lean Manufacturing y Six Sigma han demostrado ser extremadamente efectivos en la gestión de la calidad y la mejora continua de procesos. De igual manera, las metodologías Ágiles y Scrum han revolucionado la forma en que los equipos de desarrollo de software abordan la planificación y ejecución de proyectos, incrementando la adaptabilidad y la velocidad de entrega.

¿Por qué, entonces, algunas organizaciones insisten en ignorar estas soluciones probadas y optan por crear sus propias metodologías desde cero? Una posible explicación es la creencia de que cada problema es único y, por lo tanto, requiere una solución igualmente única. Aunque es cierto que cada organización tiene sus particularidades, también lo es que muchas veces los problemas subyacentes comparten patrones comunes que pueden abordarse con enfoques ya establecidos.

El peligro de reinventar la rueda

Reinventar la rueda no solo puede ser innecesario, sino también costoso y contraproducente. Desarrollar un método completamente nuevo para abordar un problema existente requiere tiempo, recursos y una fase inevitable de prueba y error. En un entorno competitivo, esto puede retrasar el progreso y llevar a pérdidas significativas.

Además, la creación de nuevas soluciones puede generar resistencia al cambio. Las personas suelen ser reacias a adoptar enfoques radicalmente nuevos, especialmente cuando ya están familiarizadas con prácticas establecidas que saben que funcionan. La implementación de soluciones que han sido exitosas en otros lugares reduce esta resistencia y facilita la aceptación.

Beneficios de adoptar soluciones probadas

Adoptar soluciones probadas y mejores prácticas aporta una serie de ventajas significativas:

1. Ahorro de tiempo y recursos: Se evitan las largas fases de investigación y desarrollo, ya que la solución ya ha sido validada.
2. Reducción del riesgo: Minimiza la posibilidad de errores y fracasos al utilizar métodos que ya han sido probados.
3. Mayor aceptación: Las prácticas reconocidas tienden a ser más fáciles de implementar, ya que las personas confían en su eficacia.
4. Mejora continua: Las soluciones probadas suelen estar acompañadas de una vasta cantidad de documentación, casos de estudio y herramientas que facilitan su adaptación y mejora constante.

Casos de éxito: Aprovechar lo que ya funciona

Empresas de renombre han optado por no reinventar la rueda y han alcanzado el éxito siguiendo caminos establecidos. Un claro ejemplo es Toyota, que ha optimizado su sistema de producción aplicando principios de Lean Manufacturing, desarrollados a partir de la experiencia de décadas de otros fabricantes. Del mismo modo, gigantes tecnológicos como Google y Spotify han adoptado enfoques ágiles para la gestión de sus equipos, logrando adaptarse rápidamente a las demandas del mercado y optimizar su rendimiento.

En el entorno organizacional, no siempre es necesario crear algo nuevo para solucionar un problema. Muchas veces, las mejores respuestas ya están disponibles en forma de prácticas probadas y metodologías establecidas. Adoptarlas no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también proporciona una base sólida sobre la cual construir y adaptarse a las necesidades particulares de la organización.

En lugar de reinventar la rueda, aprendamos de lo que ya ha sido probado y demostrado, y enfoquémonos en implementar esas soluciones de manera efectiva. De este modo, no solo resolveremos los problemas más rápidamente, sino que también crearemos una cultura organizacional de aprendizaje, eficiencia y mejora continua.

No es necesario reinventar la rueda, pero eso no debe ser un obstáculo para la innovación

En el ámbito organizacional, es cierto que no siempre es necesario reinventar la rueda para resolver problemas o mejorar procesos. Las soluciones probadas y las mejores prácticas pueden ahorrarnos tiempo, recursos y minimizar los riesgos asociados con la experimentación. Sin embargo, esta mentalidad tampoco debe convertirse en un obstáculo para la innovación y el cambio. La clave está en encontrar un equilibrio entre la adopción de métodos existentes y la búsqueda de nuevas ideas que puedan aportar mejoras significativas.

La trampa de la complacencia

Cuando las organizaciones se vuelven demasiado dependientes de soluciones establecidas, corren el riesgo de caer en una trampa de complacencia. El uso continuo de métodos probados puede llevar a una falsa sensación de seguridad y a la idea de que "siempre lo hemos hecho así" es suficiente para mantenerse competitivos en un entorno dinámico y en constante evolución.

En realidad, este enfoque puede hacer que las organizaciones se queden atrás en un mercado donde la innovación y la adaptabilidad son claves para el éxito. Las necesidades de los clientes cambian, las tecnologías avanzan y los entornos operativos se transforman. En estos casos, simplemente seguir haciendo lo mismo de siempre puede resultar en una pérdida de relevancia y competitividad.

Innovar no significa ignorar lo probado

Es importante entender que innovar no significa descartar todo lo que ya existe. La innovación efectiva a menudo se basa en construir sobre cimientos sólidos. Utilizar soluciones probadas y prácticas establecidas puede proporcionar un punto de partida confiable desde el cual se pueden explorar nuevas ideas y métodos.

Por ejemplo, la metodología Lean Startup combina principios probados de la manufactura ajustada (Lean Manufacturing) con prácticas ágiles para acelerar la creación de nuevos productos en contextos de alta incertidumbre. Esto demuestra cómo se puede innovar aprovechando lo que ya ha demostrado ser útil en otros contextos.

Creando un espacio para la experimentación

Para fomentar la innovación sin descartar lo que ya funciona, las organizaciones deben crear espacios seguros para la experimentación. Estos espacios permiten probar nuevas ideas, aprender rápidamente de los errores y ajustar las estrategias sin poner en riesgo la operatividad diaria. Un enfoque común es el de los proyectos piloto, donde se prueban nuevas prácticas a pequeña escala antes de implementarlas en toda la organización.

Otra forma de promover la innovación es a través de la mentalidad de mejora continua, donde incluso las prácticas establecidas se revisan y mejoran constantemente. Esto permite que las organizaciones sean más ágiles y estén mejor preparadas para adaptarse a los cambios, sin perder los beneficios de las soluciones ya probadas.

Casos de éxito: Innovación a partir de soluciones existentes

Un ejemplo clásico es el de Apple, que no inventó el reproductor de música digital o el teléfono inteligente, pero logró innovar radicalmente en estos campos al mejorar significativamente el diseño, la usabilidad y la integración con otros servicios. Apple se apoyó en tecnologías y conceptos preexistentes, pero aplicó un enfoque de diseño y experiencia del usuario que rompió con los estándares de la industria.

Otro caso notable es el de Netflix. La empresa comenzó como un servicio de alquiler de DVDs por correo, utilizando un modelo de negocio ya existente. Sin embargo, Netflix no se quedó ahí; innovó al adoptar y desarrollar tecnologías de transmisión en línea (streaming), cambiando por completo la forma en que consumimos contenido. Netflix usó su base existente para evolucionar constantemente su oferta.

El equilibrio necesario: Innovar con propósito

El verdadero reto no es elegir entre soluciones probadas o innovadoras, sino saber cuándo es más adecuado usar cada enfoque. Aquí hay algunas preguntas que pueden guiar esta decisión:

• ¿La solución existente aborda eficazmente el problema actual? Si es así, puede ser mejor utilizarla como base.
• ¿Existen nuevas tecnologías o cambios en el mercado que justifiquen un enfoque diferente? Si la respuesta es sí, podría ser el momento de innovar.
• ¿Tenemos la capacidad y los recursos para experimentar con nuevas ideas? No todas las organizaciones pueden permitirse experimentar sin riesgos; la innovación debe ser estratégica y calculada.

No es necesario reinventar la rueda, pero tampoco se debe permitir que esta idea se convierta en un obstáculo para la innovación. Utilizar soluciones probadas es fundamental para la eficiencia y la reducción de riesgos, pero siempre debe existir un espacio para la creatividad, la experimentación y la mejora. Las organizaciones que encuentran el equilibrio adecuado entre estos dos enfoques estarán mejor posicionadas para adaptarse, crecer y prosperar en un entorno en constante cambio.

En definitiva, la clave está en combinar lo mejor de ambos mundos: aprovechar las soluciones existentes que funcionan mientras se fomenta una cultura de innovación que permita evolucionar continuamente.

Cuando la experiencia puede limitarnos

En muchas ocasiones, tendemos a basar nuestras creencias y afirmaciones en nuestra propia experiencia. Después de años de enfrentar situaciones similares, es fácil llegar a pensar que tenemos una comprensión completa de un tema. Sin embargo, nuestras percepciones pueden estar limitadas por lo que sabemos o, más específicamente, por lo que aún no hemos aprendido. Este es un error común en el que todos podemos caer: creer que algo es imposible simplemente porque no sabemos cómo hacerlo o porque no hemos recibido la forma capacitación adecuada.

Mi experiencia con la gestión de proyectos de software

Para cuando tenia más o menos 10 años de experiencia administrando proyectos de software, ya había recibido varios entrenamientos y contaba con no pocos mentores que eran muy buenos. En base a esto, afirmaba categóricamente que era imposible gestionar eficazmente un proyecto de software utilizando Microsoft Project o cualquier herramienta similar que empleara un diagrama de Gantt. Mi experiencia me había llevado a esta conclusión, y estaba convencido de que esta metodología no era adecuada para la gestión de proyectos de software.

Esto fue asi hasta que, en un un curso de capacitación al que me enviaron aprendí que si era posible. Para mi sorpresa, descubrí que no solo era posible, sino que, con la preparación adecuada, podía hacerlo de forma muy eficiente.

La trampa de la experiencia

Este es un claro ejemplo de cómo nuestra experiencia, aunque valiosa, puede limitarnos y sesgar nuestras opiniones. Mis años de trabajo en la industria me habían dado una perspectiva específica, pero también me habían llevado a descartar otras formas de hacer las cosas sin entenderlas completamente, sus beneficios o su aplicabilidad. Había caído en la trampa de pensar que, porque algo no había funcionado para mí en el pasado, era inviable prueba o evidencia de que no era posible.

Sin embargo, mi error radicaba en que nunca había recibido una formación específica sobre cómo utilizar esas herramientas correctamente en el contexto de la gestión de proyectos de software. No era que el enfoque fuera incorrecto; simplemente, yo no sabía cómo realmente se debía aplicar.

Como ya había comentado, alguien ya había tenido el problema, ya lo había solucionado, ya había creado toda una metodología sobre eso y mi conocimiento bastante incompleto de ésto me hacia pensar que no funcionaba. Esto me enseño tres cosas:

• La importancia de la formación y la mente abierta. La capacitación adecuada y una mente abierta son fundamentales para crecer profesionalmente. Es fácil caer en el pensamiento de que nuestra forma de hacer las cosas es la única forma correcta, pero la realidad es que hay muchas maneras de abordar un problema, y lo que puede parecer imposible en un momento puede volverse completamente factible con la preparación adecuada. Aprender a utilizar debidamente Microsoft Project, y más específicamente la metodología "Earned Value", para gestionar proyectos de software me permitió ver que estaba equivocado y que si pueden proporcionar una claridad estructural y una visibilidad del proyecto. Esto no significa que sea la única forma de hacerlo, pero ahora sé que es una opción viable y poderosa, algo que antes no habría considerado.
• Los conocimientos parciales de algo nos llevan a conclusiones erróneas.
• La importancia de entender los conocimientos en el contexto en el que fueron creados.

La experiencia es un activo invaluable, pero también puede convertirse en un sesgo que limita nuestra capacidad de aprender y crecer. Afirmar categóricamente que algo es imposible basándonos únicamente en nuestra experiencia puede impedirnos ver oportunidades de mejora o aprender nuevas habilidades que pueden ser extremadamente valiosas. Mantener una mente abierta, buscar formación continua y estar dispuestos a desafiar nuestras propias suposiciones son claves para el desarrollo personal y profesional.

La próxima vez que te encuentres afirmando que algo es imposible, pregúntate si realmente estás capacitado para hacerlo o si simplemente necesitas aprender un poco más. A veces, lo que parece imposible es solo una invitación para adquirir nuevas habilidades.