Softskills: La comunicación (En progreso)

La comunicación como habilidad blanda es la capacidad de expresar ideas, pensamientos y sentimientos de manera clara y efectiva, tanto de forma verbal como no verbal. Es fundamental en casi todas las interacciones humanas, especialmente en el entorno laboral, donde es clave para el trabajo en equipo, la resolución de problemas y el liderazgo.

El primer libro que leí sobre administración, y dicho sea de paso me ayudo mucho en general, fue "El nuevo manager al minuto" de Ken Blanchard y Spencer Johnson. En su primer capítulo, como paso inicial a ser un manager, aborda de una manera simple pero efectiva como iniciar con la comunicación, con una hoja de papel.

Obviamente los voy a invitar a que compren el libro y lo lean, mi profesor de 5 año de primaria nos dijo una vez: “Vacíen sus bolsillos comprando libros, que los libros llenaran sus bolsillos”. Este ha sido uno de los mejores consejos que me han dado en la vida. Después ahondaremos más en este tema.

Yo soy responsable de lo que dije y usted de lo que entiende.

¿Le suena familiar esa frase? Bueno, la comunicación es tan importante en todos los ámbitos de la vida, pero más aun en el desarrollo de software, que como primer paso va a tener que borrar de su vocabulario esa frase.

A todos en algún momento nos enseñaron los componentes de la comunicación. Emisor, receptor, mensaje, código, canal, contexto, retroalimentación y ruido.

La persona que emite el mensaje, o emisor, tiene la intención de comunicar algo, y si este mensaje no le llega adecuadamente al receptor, se pierde entonces el propósito de la haber emitido el mensaje. Es por esto que el responsable de lo que el receptor entiende siempre sera el emisor.

Es por esto que en las leyes es tan importante cuidar las palabras que se usan y hasta los puntos y las comas, ya que un error en la redacción de las leyes puede ser la diferencia entre la libertad y la privación de la libertad.

Pero recordemos con detalle que son estos componentes de la comunicación.

Componentes de la Comunicación

1. Emisor

Es la persona, grupo o entidad que inicia el proceso de comunicación. El emisor codifica un mensaje para transmitirlo, seleccionando las palabras, gestos, o símbolos adecuados para expresar la información o idea que desea comunicar.

2. Receptor

Es la persona, grupo o entidad que recibe el mensaje enviado por el emisor. El receptor decodifica el mensaje, interpretando el contenido basado en sus conocimientos, experiencias y contexto.

3. Mensaje

Es la información, idea o sentimiento que se transmite desde el emisor hasta el receptor. El mensaje puede ser:

• Verbal: palabras habladas o escritas.
• No verbal: gestos, expresiones faciales, imágenes, etc.

4. Código

Es el sistema de signos y reglas que el emisor utiliza para codificar el mensaje. Puede ser un idioma, señales, símbolos, o cualquier otro sistema de comunicación. Es fundamental que tanto el emisor como el receptor compartan el mismo código para que la comunicación sea efectiva.

5. Canal

Es el medio físico o vía a través del cual se transmite el mensaje. Ejemplos de canales incluyen:

• Oral: a través de la voz.
• Escrito: a través de un texto.
• Visual: a través de imágenes o videos.
• Electrónico: a través de dispositivos como teléfonos, computadoras, etc.

6. Contexto

Es el entorno o situación en la que se produce la comunicación. Incluye el lugar, el tiempo, las circunstancias y la relación entre el emisor y el receptor. El contexto puede influir en la interpretación del mensaje.

7. Retroalimentación

Es la respuesta que el receptor da al emisor después de haber recibido y procesado el mensaje. La retroalimentación permite al emisor saber si el mensaje fue recibido e interpretado correctamente, y si es necesario hacer ajustes en la comunicación.

8. Ruido

Se refiere a cualquier interferencia o barrera que distorsiona o interrumpe el proceso de comunicación. El ruido puede ser:

• Físico: como sonidos ambientales.
• Psicológico: como prejuicios o emociones.
• Semántico: como malentendidos debido a diferencias en el código o en la interpretación.

Cada uno de estos componentes juega un papel crucial en el proceso de comunicación. Si alguno falla o no se maneja adecuadamente, el mensaje puede no llegar de forma efectiva, causando malentendidos o un fallo total en la comunicación.

Impacto de la comunicación de forma profesional

Los empleados que se comunican de manera efectiva tienden a obtener mejores puestos dentro de una organización por varias razones. La comunicación es una habilidad central que impacta prácticamente todos los aspectos del rendimiento laboral y la percepción que otros tienen de un empleado. ¿Cómo y por qué sucede esto?:

Visibilidad y Reconocimiento

• Claridad en la Expresión de Ideas: Los empleados que pueden expresar sus ideas claramente tienden a destacarse en reuniones, presentaciones y discusiones estratégicas. Esta visibilidad hace que los líderes y colegas los reconozcan como personas competentes y confiables.
• Networking Interno: Una buena comunicación facilita la creación de redes dentro de la empresa. Los empleados que se comunican bien pueden construir relaciones sólidas con colegas y superiores, lo que puede abrir puertas a nuevas oportunidades.

Liderazgo y Gestión

• Capacidad de Influencia: Los empleados con habilidades de comunicación fuertes pueden influir en las decisiones y en la dirección de proyectos. Esto es esencial para roles de liderazgo, donde se espera que el individuo motive a su equipo y tome decisiones informadas.
• Resolución de Conflictos: Los líderes efectivos necesitan resolver conflictos y tomar decisiones difíciles de manera constructiva. Los empleados que pueden manejar estas situaciones con una comunicación clara y diplomática son más propensos a ser promovidos a roles de mayor responsabilidad.

3. Productividad y Eficiencia

• Reducción de Errores: Una comunicación efectiva reduce malentendidos y errores, lo que mejora la eficiencia operativa. Los empleados que pueden transmitir información precisa y comprensible son valorados por su capacidad de evitar problemas y asegurar que los proyectos avancen sin contratiempos.
• Delegación y Coordinación: En roles de gestión, la capacidad de delegar tareas y coordinar equipos es crucial. Los empleados que se destacan en la comunicación son más efectivos en estas áreas, lo que los hace candidatos ideales para roles de mayor responsabilidad.

4. Adaptabilidad y Gestión del Cambio

• Manejo de la Incertidumbre: Los empleados que se comunican bien son mejores para manejar y guiar a otros a través del cambio. En tiempos de incertidumbre, son capaces de mantener a sus equipos informados y motivados, lo que es un atributo valioso para cualquier líder.
• Capacidad para Aprender y Enseñar: La comunicación también está vinculada con la capacidad de aprendizaje y enseñanza. Los empleados que pueden compartir conocimientos de manera efectiva y adaptarse rápidamente a nuevas situaciones son a menudo promovidos debido a su versatilidad.

5. Relaciones Interpersonales y Cultura Organizacional

• Construcción de Relaciones: Los empleados que se comunican bien son generalmente mejores para construir y mantener relaciones positivas en el lugar de trabajo. Esto contribuye a un entorno de trabajo saludable y colaborativo, y los convierte en candidatos naturales para roles que requieren interacción constante con diferentes partes interesadas.
• Embajadores de la Cultura Organizacional: Aquellos que comunican bien también tienden a ser buenos embajadores de la cultura de la empresa, promoviendo los valores y objetivos de la organización a través de su interacción diaria. Esto los hace idóneos para posiciones de liderazgo.

6. Confianza y Credibilidad

• Construcción de Confianza: Una comunicación clara y honesta es clave para construir confianza con colegas y superiores. Los empleados que son percibidos como confiables son más propensos a recibir responsabilidades adicionales y, eventualmente, promociones.
• Credibilidad: La capacidad de articular pensamientos y estrategias de manera coherente y persuasiva contribuye a la credibilidad profesional de un empleado. Aquellos que son vistos como expertos en su área y que pueden comunicar su conocimiento de manera efectiva tienden a avanzar más rápidamente en sus carreras.

La habilidad de comunicarse bien es uno de los factores más determinantes en el éxito profesional y en la posibilidad de obtener mejores puestos dentro de una organización. Los empleados que dominan esta habilidad no solo logran cumplir con sus responsabilidades más eficazmente, sino que también son percibidos como líderes potenciales, capaces de influir en otros, gestionar equipos y representar los valores de la empresa. Esto los posiciona favorablemente para promociones y oportunidades de crecimiento dentro de la organización.

La comunicación como factor de éxito en las empresas

Las empresas que se comunican de manera efectiva suelen ser las más exitosas por varias razones clave. La comunicación, tanto interna como externa, juega un papel crucial en casi todos los aspectos del funcionamiento y el crecimiento de una organización. Una comunicación sólida impulsa el éxito empresarial mediante:

1. Mejora en la Toma de Decisiones

• Información Clara y Oportuna: Una comunicación eficaz asegura que la información relevante llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado, permitiendo que se tomen decisiones informadas y estratégicas.
• Colaboración Interdepartamental: Las empresas que fomentan una comunicación fluida entre departamentos pueden coordinar mejor sus esfuerzos, lo que resulta en decisiones que consideran múltiples perspectivas y que son más robustas y completas.

2. Aumento en la Productividad

• Reducción de Malentendidos: La comunicación clara y directa reduce el riesgo de malentendidos, lo que minimiza errores y retrabajos. Esto mejora la eficiencia y permite que los empleados se concentren en tareas productivas.
• Definición Clara de Objetivos: Cuando todos los empleados comprenden claramente los objetivos de la empresa y sus roles en alcanzarlos, trabajan de manera más alineada y eficiente hacia esos objetivos.

3. Fomento de la Innovación

• Entorno de Confianza: Una buena comunicación crea un ambiente en el que los empleados se sienten seguros para compartir ideas y propuestas, fomentando la innovación. Las empresas que comunican de manera abierta y transparente tienden a ser más creativas y a desarrollar soluciones innovadoras.
• Intercambio de Conocimientos: Las empresas exitosas promueven el intercambio de conocimientos a través de una comunicación interna sólida, lo que facilita la colaboración y la generación de nuevas ideas.

4. Mejora en la Satisfacción del Cliente

• Comunicación Clara con el Cliente: Las empresas que se comunican bien con sus clientes pueden gestionar mejor las expectativas y entregar productos o servicios que cumplen con las necesidades del cliente. Esto lleva a una mayor satisfacción del cliente y a la fidelización.
• Resolución Eficiente de Problemas: Cuando surgen problemas, una comunicación efectiva permite resolverlos rápidamente, lo que mejora la experiencia del cliente y mantiene la reputación de la empresa intacta.

5. Desarrollo de una Cultura Organizacional Fuerte

• Alineación de Valores y Visión: Las empresas que comunican claramente sus valores y su visión aseguran que todos los empleados estén alineados con la misión de la empresa, lo que fortalece la cultura organizacional.
• Engagement de los Empleados: Una comunicación interna eficaz contribuye a un mayor compromiso de los empleados, ya que se sienten más conectados con la empresa y su propósito. Esto lleva a una menor rotación y a un equipo más motivado.

6. Adaptabilidad y Gestión del Cambio

• Manejo Efectivo del Cambio: Las empresas que se comunican bien son más capaces de gestionar el cambio de manera efectiva. Pueden comunicar claramente las razones detrás de los cambios, lo que reduce la resistencia y facilita la adaptación.
• Resiliencia Organizacional: En tiempos de crisis o incertidumbre, una comunicación sólida permite a la empresa responder de manera rápida y coordinada, lo que aumenta su capacidad para superar desafíos.

7. Mejora en la Imagen y Reputación

• Reputación Positiva: La comunicación efectiva no solo mejora las relaciones internas, sino que también fortalece la imagen externa de la empresa. Una empresa que se comunica bien con el público y los medios construye una reputación positiva y confiable.
• Relaciones Públicas Sólidas: Las empresas exitosas gestionan sus relaciones públicas de manera proactiva, utilizando la comunicación para fortalecer su marca y posicionarse favorablemente en el mercado.

8. Cumplimiento y Responsabilidad

• Transparencia en los Procesos: Las empresas que se comunican de manera transparente en sus procesos operativos y decisiones cumplen más fácilmente con las regulaciones y estándares del sector, lo que evita problemas legales y de reputación.
• Responsabilidad Compartida: Una comunicación clara asegura que todos en la organización entiendan sus responsabilidades y expectativas, lo que promueve una cultura de responsabilidad compartida y mejora la ejecución de estrategias.

Las empresas que se comunican mejor tienden a ser más exitosas porque logran una mayor eficiencia, fomentan la innovación, mantienen a sus clientes satisfechos, desarrollan una cultura organizacional sólida, y gestionan el cambio de manera efectiva. La comunicación es el tejido que conecta todos los aspectos del negocio, y las empresas que invierten en fortalecer esta habilidad suelen ver un impacto positivo en su desempeño y en su capacidad para crecer y prosperar.

Sin embargo, necesitamos partir de una base. En este caso esa base es la jerarquía de la empresa.

¿Porque es tan importante la jerarquía para la comunicación en las empresas?

Para este parte vamos a recurrir al libro "El arte de la guerra" de Sun Tzu.

Todos hemos visto esas escenas de películas Hollywood donde en una batalla decisiva el gran líder se pone frente a ellos y da el discurso de su vida para motivar a las personas y así ganar la batalla. Pero por desgracia técnicamente esta fuera de la realidad.

"El Arte de la Guerra" de Sun Tzu es un tratado estratégico que ha influido profundamente en la guerra, la administración, y el liderazgo. Uno de los aspectos centrales de este libro es la importancia crucial de la comunicación para el éxito en cualquier empresa.

Sun Tzu destaca que "la voz de un comandante no puede ser escuchada por 100,000 soldados", lo que resalta una realidad evidente: en un ejército de tal magnitud, es imposible para un líder transmitir órdenes directamente a cada soldado. Esta limitación física y logística subraya la necesidad de establecer sistemas de comunicación y estructuras jerárquicas que aseguren que las órdenes del comandante se transmitan de manera clara y eficiente.

Sun Tzu aborda ese desafío que todo líder enfrenta al dirigir grandes fuerzas: la imposibilidad de comunicarse directamente con todos sus colaboradores de manera efectiva. Este problema es especialmente evidente en el contexto militar, donde un comandante puede estar al mando de decenas o incluso cientos de miles de soldados.

La Importancia de la Comunicación Estructurada

Para superar esta limitación, Sun Tzu propone el uso de métodos de comunicación alternativos que permitan transmitir órdenes de manera efectiva a grandes masas de soldados:

• Banderas y Señales Visuales: Estas herramientas permiten que las órdenes se comuniquen de manera visual a grandes distancias. Al utilizar códigos de colores y movimientos específicos, las banderas pueden transmitir instrucciones sobre movimientos, formaciones, o ataques.

• Tambores y Trompetas: Los sonidos producidos por estos instrumentos pueden viajar largas distancias y ser escuchados por grandes números de soldados. Las secuencias rítmicas específicas pueden indicar diferentes acciones, como avanzar, retroceder, o reorganizarse. Ayudaban a mantener la moral alta y aseguraban que las unidades se movieran de manera sincronizada. También permitían la transmisión de órdenes clave en momentos críticos, alertando a las tropas sobre cambios tácticos o la necesidad de una respuesta rápida.

Estos métodos no solo permiten que las órdenes lleguen a todos los soldados, sino que también aseguran que las instrucciones se entiendan de manera unificada y coherente, reduciendo el riesgo de malentendidos o errores en la ejecución.

La Estructura Jerárquica como Facilitadora de la Comunicación

Para que estos sistemas de comunicación fueran verdaderamente efectivos, es necesario un sistema jerárquico bien definido. La jerarquía, que va desde el general hasta el soldado raso, jugaba un papel crucial en asegurar que la comunicación fuera rápida, clara y efectiva.

No solo organiza el poder y la responsabilidad dentro del ejército, también actúa como un sistema de transmisión de información. Cada nivel de la jerarquía tiene un papel clave en garantizar que las órdenes del comandante se interpreten correctamente, se ejecuten sin confusión y permite que las órdenes del comandante, que no pueden ser escuchadas directamente por 100,000 soldados, se difundan de manera efectiva y se ejecuten con precisión.

La jerarquía en el ejército, .

• General: En la cima de la jerarquía, el general era responsable de la estrategia general y de tomar las decisiones más importantes. Las órdenes del general se transmitían a través de la cadena de mando, asegurando que la visión estratégica se ejecutara de manera coherente en todos los niveles del ejército.

• Oficiales Superiores: Estos líderes, que incluían a los comandantes de división y regimiento, eran responsables de interpretar y adaptar las órdenes del general a sus unidades específicas. Ellos se aseguraban de que las señales transmitidas (a través de banderas, tambores y trompetas) fueran comprendidas y ejecutadas correctamente por las tropas bajo su mando.

• Oficiales Subalternos: Encargados de unidades más pequeñas, como compañías o pelotones, los oficiales subalternos desempeñaban un papel crucial en la transmisión de las órdenes a los soldados. Su proximidad a las tropas les permitía asegurarse de que cada soldado entendiera y ejecutara las órdenes de manera precisa.

• Soldados Rasos: Aunque al final de la cadena de mando, los soldados rasos eran la fuerza que ejecutaba las órdenes. La claridad y simplicidad de las señales (como las banderas y los tambores) eran vitales para asegurar que estos soldados, que a menudo enfrentaban condiciones caóticas y peligrosas, pudieran actuar de manera coordinada y efectiva.

Si puede notar, no importa que tan grande o pequeño sea el ejercito a dirigir, no se requería de mas de 7 hombres en la línea de cadena de mando para que todo un ejercito recibiera las instrucciones del General y actuara acorde a la estrategia de la batalla.

Aplicación en Contextos Modernos

Aunque la problemática planteada por Sun Tzu surge en un contexto militar antiguo, sus enseñanzas son igualmente relevantes en el mundo moderno:

• En las grandes organizaciones empresariales, la comunicación directa entre un CEO y todos los empleados es inviable. Por ello, se establece una jerarquía que asegura que las decisiones estratégicas se transmitan adecuadamente a través de diferentes niveles de la organización.

• En la gestión de grandes proyectos, la estructura jerárquica permite que los objetivos y las instrucciones se distribuyan de manera eficiente entre los diferentes equipos y departamentos, asegurando que todos trabajen en sincronía hacia una meta común.

• En situaciones de crisis, donde la rapidez y la claridad en la comunicación son esenciales, una jerarquía bien definida permite que las instrucciones se transmitan rápidamente a todos los niveles, asegurando una respuesta coordinada y efectiva.

Sun Tzu, al señalar que "la voz de un comandante no puede ser escuchada por 100,000 soldados," subraya la importancia de la comunicación estructurada y la jerarquía en la conducción efectiva de un ejército. Estas lecciones, aunque nacidas en el contexto de la guerra antigua, siguen siendo vitales en cualquier organización moderna donde la coordinación de grandes grupos de personas es esencial para el éxito. La estructura jerárquica y los sistemas de comunicación son los pilares que permiten que la visión y las órdenes de un líder se implementen de manera efectiva, independientemente de la escala de la operación.